Wskazówki jak prowadzić efektywne spotkania

Jakiś czas temu miałem przyjemność uczestniczyć w szkoleniu jak prowadzić efektywne spotkania. Chciałbym podzielić się z Wami wnioskami i najciekawszymi pomysłami wynikającymi z tego spotkania.

Efektywne spotkania

Spotkania, meetingi, calle i konferencje – każdy z nas tak bardzo je lubi w swojej pracy. Co jednak możemy zrobić, aby wykorzystywać je jak najefektywniej i nie tracić cennego czasu? Z jednej strony czasem takie spotkania są potrzebne, z drugiej warto wiedzieć jak je poprowadzić. Pamiętajmy, że każde spotkanie N osób warte jest iloczynowi ilości osób na spotkaniu i ilości poświęconych na to spotkanie godzin. Doliczmy do tego stawkę godzinową i wychodzi już piękna kwota. Jak zaoszczędzić nieco pieniędzy, czasu, nerwów? Zerknijcie na moje wnioski. Mam tę przyjemność, że na codzień obserwuję świetnie prowadzone efektywne spotkania. Dobrze prowadzony meeting to genialna sprawa 🙂

Agenda przed, podsumowanie po (summary)

Zanim wyślemy zaproszenia na spotkanie, przygotujmy jego agendę. Wypiszmy co chcemy osiągnąć, jakie punkty poruszyć, co jest konkretnym celem spotkania. Nasi goście będą się wówczas w stanie przygotować merytorycznie na dany temat, co zaoszczędzi nam mnóstwo czasu.

Osoby wymagane i opcjonalne (key person)

Na spotkaniach zwykle wymagana jest obecność kilku konkretnych osób. Jeśli nie mogą się stawić, to nie ma sensu ciągnąć na siłę spotkania, tylko lepiej je przesunąć. Jeśli zaś jesteście tymi opcjonalnymi osobami i Wasz zespół jest już reprezentowany, zastanówcie się czy aby na pewno Wasza obecność jest wymagana. Może jesteście w stanie zająć się w tym czasie czymś bardziej pożytecznym?

Akceptowanie zaproszeń na spotkanie (attendance)

Dostajemy mailem zaproszenie na spotkanie. Jeśli to jakieś małe spotkanie bądź jesteśmy osobami wymaganymi, to pamiętajmy aby koniecznie odpowiedzieć zgodnie z naszą dostępnością. Jeśli to duże spotkanie całego departamentu i zaproszenie jest wysyłane do bardzo dużej ilości osób, to akceptacja nie jest aż tak bardzo wymagana. Chociaż z drugiej strony również nie zaszkodzi. Nie bójmy się spamować CEO firmy potwierdzeniami 😉

Dobry czas na spotkanie

Zastanówmy się czy ważne kwestie warto poruszać w poniedziałek o 08:00, albo czy potencjalnie długie spotkanie robić w okolicach południa, czyli przerwy obiadowej. Ludzie będą rozkojarzeni, zmęczeni, mogą nie skupiać się na istocie spotkania.

Długość spotkania (time management)

Druga sprawa to długość spotkania. Im krótsze tym lepsze. Najlepiej jeśli wyrobimy się w godzinę. Jeśli uda nam się szybciej, to nie przeciągajmy zakończenia spotkania do granic czasu w naszym kalendarzu, tylko skończmy wcześniej.
Jeśli spotkanie ma trwać bardzo długo, to starajmy się je podzielić na półtorejgodzinne okna merytoryczne + kwadrans na odświeżenie i złapanie oddechu pomiędzy nimi. Każde takie okno czasowe starajmy się zakończyć jakąś decyzją i nie wracajmy do poprzednich tematów po przerwie.

Lista obecności osób i ich funkcje (functions)

Jeśli spodziewamy się interdyscyplinarnego spotkania, warto przygotować wcześniej listę uczestników z podziałem na zespoły. Na początku spotkania wyczytujemy i przedstawiamy poszczególne osoby, zaznaczając ich obecność.
Wiemy wówczas zarówno kogo można wywołać na tym spotkaniu, jak i kto odpowiada za poszczególne specjalności dotyczące naszej rozmowy.

Jak się dziś masz? (How are you?)

Klienci ze Stanów Zjednoczonych mają to do siebie, że lubią zaczynać spotkania luźną rozmową. Krótka rozmowa jest ok, ale prowadzący spotkanie musi pilnować aby nie przedłużała się w nieskończoność. Fajnie jest powspominać stare czasy, ale 40 minut offtopu podczas godzinnego spotkania to troszkę za dużo.

Zagłębianie się w wątek poboczny (offtop)

Czasem podczas dyskusji dochodzimy do pewnej kwestii, którą część osób na callu chce od razu omówić. Zastanówmy się jednak czy warto pozwolić wchodzić w głębokie szczegóły trzem osobom, podczas gdy dziesięć innych czeka na koniec tematu.
Podobnie ma się kwestia spotkań wielu zespołów, gdzie jeden z nich coś sobie planuje, a reszty to nie dotyczy, a musi czekać aż ci pierwsi skończą.
Szanujmy swój czas, ustawiajmy wartościowe spotkania i w razie offtopu nie bójmy się spytać czy można załatwić jakiś temat w mniejszym gronie po spotkaniu bądź podczas kawy.

Zadania (action items)

Ustalcie na koniec spotkania (i dodajcie to do podsumowania!) jakie akcje należy podjąć i kto jest za nie odpowiedzialny. Nie ma niczego gorszego, niż odpowiedzialność zbiorowa za niezdefiniowane rzeczy. Spisz wnioski ze spotkania!

Mailowe statusy w tabeli (status table)

Przychodzi release aplikacji i ktoś zgłasza Wam masę błędów? Analitycy określają wiele zachowań? Wrzućcie wszystko do tabeli. Oznaczcie odpowiednio kolumny, określcie kto się nimi ma zająć, jaki jest ich status, do kiedy muszą zostać wykonane. Dzięki temu nie przygniecie Was duża ilość zgłoszeń, a inne osoby będą dużo szybciej mogły wczytać się w istotę problemu.

Podsumowanie

Efektywne spotkania nie są proste i potrzeba czasu i doświadczenia, aby wykorzystywać je jak najlepiej. Tak czy inaczej zwykle są niezbędne i musimy się z tym pogodzić. Dlatego też warto podchodzić do nich poważnie i wyciskać jak najwięcej.

Macie jakieś inne cenne wskazówki jak poprowadzić spotkanie, na które ludzie chcą przychodzić? Proszę, zostawcie je w komentarzu. Na pewno wiele osób będzie Wam za to wdzięczne. Dzięki z góry!