Kiedy nieistniejący amerykańscy naukowcy spytali pewną grupę osób o to, z czym kojarzy im się prowadzenie firmy w Polsce, większość osób odpowiedziała, że z wystawianiem faktur. Coś w tym jest 🙂 Dziś chciałbym przedstawić Ci kilka faktów i mitów związanych z fakturami. Obstawiam, że o części z nich możesz nie wiedzieć. Zapraszam do lektury.

Co musi zawierać faktura?

Obowiązkowymi informacjami, które muszą znaleźć się na każdej fakturze są:

  • numer kolejny faktury
  • data wystawienia faktury i data sprzedaży (jeśli jest inna niż data wystawienia)
  • dane wystawiającego i klienta (imiona i nazwiska, adresy, numery NIP)
  • nazwa towaru lub usługi, ilość i jednostka miary, cena jednostkowa netto, stawka VAT, wysokość podatku VAT, suma netto, podsumy z podziałem na wysokość VAT
  • kwota do zapłaty brutto

Polskie prawo nie precyzuje dokładnie jakie adresy mają znaleźć się na fakturze. Najbardziej logiczne wydaje się główne miejsce wykonywania działalności podane w CEIDG, ale od niedawna przestało być wymagane. Nieważne jaki adres wybierzemy, ważne, żeby był on wpisany w CEIDG.

Dodatkowo, w zależność od sytuacji, faktura musi zawierać również:

  • podstawę zwolnienia z VAT-u – jeśli przedsiębiorca jest z niego zwolniony (np. zwolnienie ze względu na rodzaj sprzedaży)
  • informację o stosowaniu metody kasowej
  • informację o odwrotnym obciążeniu – gdy to nabywca musi rozliczyć się z podatku VAT za tę fakturę (wymaga dodania zapisu „odwrotne obciążenie” lub „reverse charge”)
  • kwotę VAT przeliczoną na złotówki, jeśli faktura wystawiona jest w walucie obcej
  • oznaczenie, że jest to faktura VAT marża (ale nie leży ona raczej w domenie branży IT)
  • słowo „samofakturowanie” – prawdopodobnie mało kto wie (np. ja nie wiedziałem), że w pewnych sytuacjach istnieje możliwość wystawienia faktury poprzez nabywcę w imieniu sprzedawcy. Ten drugi musi zaakceptować fakt wystawienia faktury. Temat do zgłębienia.

Czego faktura zawierać nie musi?

Na fakturze mogą zostać pominięte:

  • napis „faktura” lub „faktura VAT” – to nie on, w świetle polskiego prawa, czyni z kartki papieru fakturę. Robią to dane, które się na tej kartce znajdują. Równie dobrze może znaleźć się tam napis „rachunek”, cokolwiek innego lub nazwa może zostać całkowicie pominięta.
  • oznaczenia „oryginał” lub „kopia” – nie mają obecnie żadnego znaczenia
  • termin i sposób płatności
  • numer PKWiU – może być pomocny jedynie w przypadku chęci udowodnienia, że dana sprzedaż jest zwolniona z VAT-u, ale i bez niego da się to zrobić
  • podpis i pieczątka (zarówno wystawiającego, jak i odbiorcy) – podpis przestał być obowiązkowy kilka lat temu, a pieczątka nigdy nie była

Dodatkowo, faktury związane z użytkowaniem i eksploatacją samochodu (np. paliwo, części, naprawy) używanego w ramach działalności gospodarczej nie muszą już zawierać numeru rejestracyjnego danego auta. Może się on przydać jedynie w celach statystyczno-dokumentacyjnych, kiedy w ramach firmy korzystamy z kilku pojazdów, ale nie jest obowiązkowy.

Jakich błędów nie trzeba poprawiać?

Oczywiste jest, że brak nieobowiązkowych wartości nie jest błędem i nie wymaga żadnej akcji. Nie trzeba więc na przykład gonić kontrahenta, żeby podpisał nam fakturę. Oprócz tego jest jeszcze kilka rodzajów błędów, których poprawiać nie musimy. Przykładem są wszelkiego rodzaju literówki, które nie zaciemniają czytelności faktury. Powiedzmy jeżeli adres jednej ze stron to ulica Prądzyńskiego w Warszawie, to akceptowalny będzie choćby zapis: ulica Prądzńyskiego w Warszaiwe (o ile tylko inne dane, np. NIP, się zgadzają).

Dawno, dawno temu wspominałem, że nazwa jednoosobowej działalności gospodarczej, musi zawierać imię i nazwisko przedsiębiorcy. Można oczywiście coś dodać, ale jest to opcjonalne. Okazuje się, że ten dodatek jest również opcjonalny na fakturze. Jedyne co musi się znaleźć na fakturze jako nazwa firmy, to właśnie nasze imię i nazwisko (nie koniecznie w tej kolejności). Dla przykładu, pełna nazwa mojej DG to: „29bits Piotr Prądzyński”, ale na fakturze wystarczy, że pojawi się „Piotr Prądzyński”, a nawet „Prądzyński Piotr”. Co ciekawe, „Piotr Prądzyński – usługi komputerowe” również przejdzie, co może być przydatne w momencie zmiany nazwy firmy i wystawienia faktury jeszcze na stare dane.

Jak poprawić fakturę?

W zależności od tego, czy jesteśmy wystawiającym fakturę, czy też nabywcą, który ma daną fakturę opłacić, mamy dwie drogi poprawiania błędów na fakturze – sprzedający ma prawo wystawić fakturę korygującą, a kupujący notę korygującą. Sposób w jaki działa jedna i druga, to temat na zupełnie odrębny artykuł. W tym miejscu dodam tylko tyle, że nota korygująca ma znacznie mniejsze „kompetencje” niż faktura, ale nie znaczy to, że w wielu przypadkach nie będzie wystarczająca.

Kto i kiedy wystawia fakturę?

Fakturę wystawić musi przedsiębiorca będący płatnikiem podatku VAT, a jego klientem jest:

  • inna firma lub
  • osoba prywatna, która o tę fakturę poprosi.

Od zmian w przepisach, które weszły w życie w 2014 roku, w praktyce także i nie-VAT-owcy wystawiają faktury, a nie jak wcześniej rachunki. Wtedy bowiem praktycznie zrównały się wymagania co do danych umieszczanych zarówno na fakturze, jak i rachunku. Tak jak pisałem wcześniej – to nie nazwa świadczy o tym, że kartka papieru zostanie potraktowana przez polskie prawo jako faktura.

Przedsiębiorca posiadający kasę fiskalną ma obowiązek, na życzenie klienta, wystawić fakturę do paragonu (od 1 stycznia 2020 roku należy pamiętać o numerze NIP nabywcy na paragonie) do trzech miesięcy licząc od ostatniego dnia miesiąca, w którym nastąpiła sprzedaż (dostarczono towar, wykonano usługę lub otrzymano zapłatę). Po tym terminie nadal może ją wystawić, ale nie ma takiego obowiązku.

Nie ma również obowiązku kolekcjonowania potwierdzeń zapłaty za faktury, które wystawiliśmy. Czasami księgowi starają się to wymusić, żeby łatwiej było im księgować niezapłacone faktury, ale nie jest to żaden przymus – równie dobrze wystarczy nasze potwierdzenie lub zaprzeczenie.

Dostarczanie faktury do klienta

Od kilku ładnych lat faktura w formie elektronicznej (zwana również e-fakturą) jest praktycznie równoprawna z „tradycyjną” fakturą papierową. Wystarczy, że spełnia trzy warunki: czytelność, autentyczność i integralność treści.

Wiemy już, że podpis na fakturze nie jest wymagany, a więc niepodpisaną fakturę elektroniczną możemy śmiało wysłać emailem. Nie potrzebujemy na to odrębnej zgody – opłacenie faktury jest jednoznaczne z otrzymaniem zgody na przesyłanie faktur drogą elektroniczną. Niemniej jednak klient może w dowolnym momencie zażyczyć sobie faktury na papierze i jeżeli o to poprosi, to my nie możemy mu odmówić.

Ciekawostką jest, że faktury można przechowywać w formie elektronicznej niezależnie od tego w jaki sposób (papierowy lub elektroniczny) zostały wystawione. Wystarczy więc zeskanować te papierowe i od razu mamy znacznie mniej makulatury.

Zaskakujący może być również to (dla mnie było), że tylko firmy telekomunikacyjne mają ustawowy obowiązek dostarczenia faktury do klienta. Wszyscy inni przedsiębiorcy mogą ją wystawić i jedynie powiadomić klienta (niektórzy i tego nie robią), że jest do odbioru w biurze. Oczywiście z punktu widzenia wystawiającego ma to sens tylko w przypadku wcześniejszego uregulowania płatności – inaczej możemy nie doczekać się pieniędzy 😉

Kiedy można wystawić fakturę?

Dawid, swoim komentarzem uświadomił mnie, że nigdzie nie odpowiedziałem na dosyć kluczowe pytania: w którym momencie można/należy wystawić fakturę za wykonaną usługę lub dostarczony towar? Pytanie może wydawać się trywialne, a pierwsza nasuwająca się odpowiedź to: „po robocie”… No tak, ale co to oznacza „po robocie”? Dzień później? Maksymalnie tydzień, miesiąc, rok później? A czy możemy wystawić fakturę „przed robotą”?

Odpowiadając na to pytanie ograniczę się do świadczenia usług, bo taki charakter ma działalność samozatrudnionego programisty (przy sprzedaży towarów rzecz ma się podobnie, ale tam występuje kilka wyjątków). Zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę. Z kolei ust. 7 tej samej ustawy mówi, że faktura nie może być wystawiona wcześniej niż 30. dnia przed wykonaniem usługi.

W tym wszystkim należy pamiętać, że liczą się tu daty, jakie zostaną zamieszczone na fakturze.

Co jeszcze?

To tyle z mojej strony. Mam nadzieję, że dzisiejszy wpis poszerzył Twoją wiedzę na temat fakturowania i przyda Ci się w dalszym prowadzeniu swojej działalności. Jeżeli nurtują Cię jeszcze jakieś inne sprawy związane z fakturami, to napisz o tym w komentarzu poniżej – postaram się pomóc 🙂

Bądź na bieżąco!

Podobają Ci się treści publikowane na moim blogu? Nie chcesz niczego pominąć? Zachęcam Cię do subskrybowania kanału RSS, polubienia fanpage na Facebooku, zapisania się na listę mailingową:

Dołączając do newslettera #NoweRozdanie2 otrzymasz dostęp do dodatkowych materiałów:

  • PDF: „Jednoosobowa działalność gospodarcza krok po kroku” (do artykułu)
  • PDF: „FAQ: Jak pracuje się dla Roche/Sii?” (do artykułu)
  • PDF: „Jak zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia kontroli i co zrobić kiedy urzędnik zapuka do Twoich drzwi?” (do artykułu)

Powyższe dane są przechowywane w systemie Mailchimp i nie są udostępniane nikomu innemu. Więcej szczegółów znajdziesz na stronie polityki prywatności.

lub śledzenia mnie na Twitterze. Generalnie polecam wykonanie wszystkich tych czynności, bo często zdarza się tak, że daną treść wrzucam tylko w jedno miejsce. Zawsze możesz zrobić to na próbę, a jeśli Ci się nie spodoba – zrezygnować :)

Dołącz do grup na Facebooku

Chcesz więcej? W takim razie zapraszam Cię do dołączenia do powiązanych grup na Facebooku, gdzie znajdziesz dodatkowe informacje na poruszane tutaj tematy, możesz podzielić się własnymi doświadczeniami i przemyśleniami, a przede wszystkim poznasz ludzi interesujących się tą samą tematyką co Ty.

W grupie Programista Na Swoim znajdziesz wiele doświadczonych osób chętnych do porozmawiania na tematy krążące wokół samozatrudnienia i prowadzenia programistycznej działalności gospodarczej. Vademecum Juniora przeznaczone jest zaś do wymiany wiedzy i doświadczeń na temat życia, kariery i problemów (niekoniecznie młodego) programisty.

Wesprzyj mnie

Jeżeli znalezione tutaj treści sprawiły, że masz ochotę wesprzeć moją działalność online, to zobacz na ile różnych sposobów możesz to zrobić. Niezależnie od tego co wybierzesz, będę Ci za to ogromnie wdzięczny.

Postaw mi kawę na buycoffee.to

Na wsparciu możesz także samemu zyskać. Wystarczy, że rzucisz okiem na listę różnych narzędzi, które używam i polecam. Decydując się na skorzystanie z któregokolwiek linku referencyjnego otrzymasz bonus również dla siebie.

Picture Credits