Jak wybrać biuro wirtualne w 10 punktach czyli cechy najlepszego wirtualnego biura

Jak wybrać najlepsze biuro wirtualne, gdy zakładasz działalność? Jakie są cechy wymarzonego biura wirtualnego? Zapraszam do wpisu i prezentu na końcu! Kod rabatowy!

Zobaczcie również inne wpisy biznesowe!

Czy RSS nadal żyje? Zbiór kanałów RSS o programowaniu i nie tylko
Jak rozpocząć i kontynuować naukę JAVY – 10 świetnych źródeł materiałów do rozwoju zawodowego
Opłata środowiskowa dla programisty i lekarza – jeszcze czas do końca marca
Jak wybrać księgową – 15 rzeczy o które musisz zapytać księgową zanim ją zatrudnisz
Jak wybrać biuro wirtualne w 10 punktach czyli najlepsze cechy wirtualnego biura
Promocja na MyDevil – hosting JAVA, Django, Ruby i Node.JS za pół ceny!
Konkurs wakacyjny i dwa audiobooki do wygrania
Własna firma – co warto wiedzieć? 11 wskazówek
Kiedy nie warto kupować na firmę?
Branżowe VLOGi na weekend majowy kogo warto słuchać
Jakie wydatki możesz wrzucać w koszty firmowe?

Czym jest biuro wirtualne

Według definicji usługa wirtualnego biura polega na outsourcingu obsługi biurowej bez obowiązku fizycznej obecności przedsiębiorstwa w danym miejscu. W przypadku małych firm jest to wygodne ze względu na niski koszt posiadania biura. Możemy dzięki temu zarejestrować firmę w danym województwie (czasami może być to potrzebne, np do uzyskania dotacji czy grantu). Właściwie podpisując umowę o prowadzenie wirtualnego biura możemy w ogóle zarejestrować firmę, szczególnie gdy nie jesteśmy zameldowani z żadnym innym miejscu.

Inną ważną zaletą jest adres działalności – adres w renomowanej okolicy bądź w ścisłym centrum może być dla pewnego grona klientów bardziej profesjonalny i prestiżowy. Otrzymujesz również w pakiecie profesjonalną obsługę administracyjną, ktoś zawsze odbierze Twoje listy. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności zalet może być dużo więcej.

Dlaczego nie rejestracja pod domowym adresem?

Nie możemy zarejestrować firmy pod adresem nieruchomości, co do której nie posiadamy praw. Jeśli więc nie jesteście zameldowani bądź w umowie wynajmu mieszkania nie ma wpisu o zgodzie na rejestrację tam firmy, musicie poszukać wirtualnego biura.

Kolejna sprawa to kwestia kontaktu z klientami i urzędami. Jeśli spodziewacie się często przyjmować kontrahentów to spotkania w biurze – poza miejscem zamieszkania – mogą wydawać się bardziej profesjonalne (chyba, że macie fajne biuro w domu:) ). Podobnie z urzędami, nie będą zaburzać wam miru domowego podczas ewentualnych kontroli. Ponadto chronicie adres waszego miejsca zamieszkania, nikt nie będzie was tam nachodził i przysyłał korespondencji.

Na co zatem zwracać uwagę przy wyborze wirtualnego biura?

1. Możliwość zarejestrowania firmy na adres biura

Zacznijmy od tego, że firmę możemy zarejestrować w wirtualnym biurze tylko wtedy, gdy w umowie najmu widnieje na to zgoda. Aby tak się stało, musimy wynająć jakąś przestrzeń w tej nieruchomości. Usługi wyłącznie sekretaryjne są kwestionowane przez Urzędy Skarbowe, więc musimy się przed tym zabezpieczyć w umowie.

2. Usługi administracyjne

Zaletą wirtualnego biura jest zazwyczaj możliwość korzystania z usług administracyjnych. Oprócz odbierania listów, przyjmowania na recepcji zbłąkanych klientów i dobrego ekspresu do kawy, może mamy możliwość korzystania ze sprzętu biurowego, drukarek, internetu? Wszystko to w jednym miejscu, bez konieczności dopłacania poza miesięczny pakiet!

3. Odbieranie poczty i jej ilość

W zależności od pakietu wirtualne biuro może odbierać Twoje listy, paczki, zawiadomienia. Niektóre biura pozwalają na przesyłanie korespondencji na inny adres, albo otwieranie listów i wysyłki ich skanów na maila. Oczywiście wszystko po Twoim potwierdzeniu! Informacja mailowa o nadejściu listu też jest tu mile widziana. Ilość korespondencji jest zazwyczaj ograniczona w umowie, ale standardowo przychodzą raczej listy z urzędów i banku, jeśli w ogóle coś przychodzi.

4. Adres biura i jego renoma

Jak już wcześniej wspomniałem, adres firmy znajdujący się w samym centrum miasta. Przy głównej ulicy, na Starym Mieście czy w dzielnicy biurowej może być prestiżowy i zachęcać do współpracy. Jeśli klient jest zdalny, to tym bardziej lepiej będzie brzmiała lokalizacja premium, której i tak nie sprawdzi osobiście 😉

Z drugiej strony, jeśli adres naszego mieszkania jest bardzo trudny, to możemy go sobie uprościć dzięki biurowi wirtualnemu. Przy okazji, co powiecie o mieście „Leśniczówka Skarżysko Kościelne”, gdzie mogłaby być ulica „Rondo Kombatantów Rzeczypospolitej Polskiej i Byłych Więźniów Politycznych” bądź „Park Zdrojowy im. Hrabiego Witolda Skórzewskiego w Konstancinie-Jeziornie”? To są właśnie najdłuższe ulice i nazwy miejscowości w Polsce.

5. Czy chcemy tam pracować, czy tylko zarejestrować firmę i odbierać pocztę?

Niektóre biura prowadzą również usługi co-worków. Mamy tam swoje dedykowane biurko, możemy pracować w elastycznych godzinach, a przede wszystkim nawiązywać nowe znajomości z podobnymi do nas osobami. Często bywa, że firmy współpracujące na tej samej przestrzeni realizują dla siebie zlecenia. Bo po co szukać daleko?

Jeśli nie potrzebujecie usługi co-worku, to szukajcie taniej bądź decydujcie się na niższe abonamenty, bo nie ma sensu robić sztucznych zawyżonych kosztów. Chociaż… 🙂

6. Czy jest sala konferencyjna na godziny?

Jeśli już mamy spotkać się z klientem, to warto aby w biurze znajdowała się salka konferencyjna do wynajmu na godziny. Możemy wówczas pracować w komfortowych warunkach, a jednocześnie ograniczać koszta działalności w jej początkowym okresie.

7. Pomoc księgowej, zakładanie firmy, obsługa prawna

Zdarza się, że biuro wirtualne ma dużo większe kompetencje. Chętnie pomaga w założeniu firmy, świadczy usługi księgowe, konsultacje prawne, pomaga pisać business plany czy posiada archiwum na dokumenty. Może warto skorzystać z szerszego wachlarza usług i kontaktować się tylko z jedną instytucją? Decyzja należy do Ciebie.

8. Koszt miesięczny

Patrząc z perspektywy Krakowa – rozstrzał cenowy na ten sam zakres usług jest olbrzymi. Warto porównywać, oceniać, pytać i korzystać z poleceń. Jeśli planujemy zostać w wirtualnym biurze na dłużej, to warto podjąć decyzję świadomie i rozważyć zakres naszego przyszłego abonamentu.

9. Rabaty, polecenia, negocjacje

Gdy już zdecydujecie się na biuro wirtualne i zakres abonamentu, zawsze rozmawiajcie z właścicielami. Warto sprawdzić, czy jest możliwość choćby minimalnego zbicia ceny. Często stosuje się rabaty z konferencji bądź rabaty za przyjście z czyjegoś polecenia. Można też spytać, czy dostaniecie zniżkę płacąc za dłuższy okres z góry, może wtedy otrzymacie rok za cenę 10-11 miesięcy? 🙂

10. Fajne biuro wirtualne w Krakowie – 50% rabatu na drugi miesiąc!

Ze swojego doświadczenia mogę polecić Cluster Cowork w Krakowie. Prowadzą u siebie eventy programistyczne, szkolenia i kursy. Odbierali moją pocztę i przyjemnie mi się z nimi komunikowało. Posiadają adres na prestiżowym Starym Mieście 😉 Mają bardzo korzystną cenę za miesiąc – pierwszy miesiąc nawet od złotówki netto. Kolejne od 49zł netto. A jeśli powołacie się na ten blog, to może dorzucą jeszcze jakiś rabat na kolejny miesiąc 🙂 Osobiście polecam. Jeśli poszukujecie biura wirtualnego w Krakowie, weźcie Cluster pod uwagę.

edited:

Uwaga, mała korekta. Jeśli powołacie się na ten blog, na drugi miesiąc w Cluster CoWork dostaniecie 50% zniżki!
Ewa, dzięki za rabat!